Kurs i kommunikasjon og sosiale medier for Arbeidstilsynet

Publisert 10. juni 2010

Mediekameratane heldt dagskurs for kring 65 tilsette i Arbeidstilsynet Vestlandet tysdag 8. juni 2010. Her stikkord frå førelesinga om sosiale medier, tilleggsmateriale og relevante lenker.

Ei kort innføring i sosiale medier

ved Arild Nybø, mediebruket.no

Omfang

I mars 2009 var over 25 milliardar nettsider tilgjengelege på internett samstundes.
Korleis kan du rekne med at dine nettsider blir oppdaga?
15. juni 2009 var det overført 494 exabytes med data via internett = eller 494.000.000.000.000.000.000 bytes
Korleis skal din daglege informasjon bli høyrt og sett?

KJAPPE FAKTA:
1 gigabyte = 1.000 megabytes
1 exabyte = 1 milliard gigabytes
5 exabyte = alle ord som nokon gong er sagt dersom dei hadde vore skrivne ned.

Nesten 70 % av innhaldet på nettet er laga av enkeltpersonar.

Sosiale medier er verktøy for samtalar og samhandling mellom menneske på internett i form av tekst, bilete, lyd, video, spel…

Ulike former for sosiale medier:

  • Blogging
  • Mikroblogging
  • Kommentarskriving
  • Multimediedeling
  • Lenkedeling
  • Utstillingsvindauge for deg sjølv
  • Spel

Dei mest aktuelle sosiale mediene

  • Facebook (ca. 1,5 – 2,5 millionar nordmenn)
    • Promotere tenester, blogginnlegg, m.m., og å starte diskusjonar og få tilbakemeldingar, og å halde kontakt mellom noverande og tidlegare tilsette og ”pårørande”.
  • Twitter (ca. 25.000-35.000 i mai)
    • Skaffe medieoppslag, dra i gang debattar og promotere tenester, blogginnlegg m.m. Kan t.d. marknadsføre gamblertesten.no.
  • LinkedIn (ca. 10.000-20.000?)
    • Rekruttering og faglege diskusjonar.
  • YouTube (uvisst tal, men ein treng ikkje vere medlem)
    • Kan brukast t.d. for å visualisere framgangsmåte, haldningsskapande filmar, opplæring i HMS, dele ressurar frå andre stader i verda ved å lage favorittar.
  • Flickr (verdas største fotodelingsteneste)
    • Dele pressefoto, opplæring m.m.
  • Origo
    • Glimrande bloggverktøy, for t.d. blogging innanfor eit avgrensa fagområde.. Kan også brukast for å promotere info som gjeld eit geografisk avgrensa område.

Brukar du ikkje sosiale medier i 2010 så er du ikkje på internett…

Statleg kommunikasjonspolitikk passar med bruk av sosiale medier:
Den statlige kommunikasjonspolitikken bygger på fem prinsipper:

  • Åpenhet: I sin kommunikasjon med innbyggeren skal staten fremstå åpen, tydelig og tilgjengelig.
  • Medvirkning: Staten skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester.
  • Nå alle: Staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte.
  • Aktiv: Staten skal aktivt og i tide informere innbyggerne om deres rettigheter, plikter og muligheter.
  • Helhet: Statlige virksomheter skal samordne sin informasjon.

Utdrag frå St.meld. nr. 19 (2008-09):
Ei forvaltning for demokrati og felleskap

  • Offentleg informasjon via nettsamfunn og sosiale medium kan òg gjere informasjonen meir nyttig, tilgjengeleg og relevant for fleire brukarar.
  • Tovegs kommunikasjon med brukarane kan gi fleire fordelar, som auka deltaking og medverknad. Forvaltninga bør i større grad sjå på innbyggjarane og brukarane som samarbeidspartar og ikkje berre som passive mottakarar av informasjon.
  • Framveksten av sosiale nettsamfunn og den aukande utbreiinga av fri programvare peikar i retning av at det eksisterer ein sterk deltakar- og delingskultur i samfunnet. Dette skaper forventning, kanskje spesielt blant dei unge, om at deltaking i form av informasjonsdeling, brukarskapt innhald og dialog også skal vere norma ved utvikling av offentlege elektroniske tenester.
  • Forvaltninga bør og kan utnytte deltakar- og delingskulturen på nettet betre.

Bruk sosiale medier fornuftig

  • Kommuniser der målgruppene er.
  • Delta i kommunikasjon hos målgruppene.
  • Lever tilgang til nettenester der målgruppene er.
  • Lag betre brukaropplevingar ved at målgruppene lettare finn informasjonen når dei treng den.
  • Hald ein høg standard også i sosiale medier.

Mitt råd
• Pr. i dag kan sosiale medier som verktøy supplere og forsterke andre kanalar for Arbeidstilsynet

Sosiale medier er godt eigna for

  • Dialog med sluttbrukarar
  • Tilbakemelding på om kommunikasjon og informasjonstiltak fungerer.
  • Hjelp til å spreie informasjon til dei som kan ha nytte av den.
  • Promotering av eigne nettsider.
  • Dialog med media og å få merksemd i media
  • (Fungerer best når ein person står bak, ikkje berre tilsynslogoen)

Interne sosiale medier eigna for

  • Å involvere tilsette i prosessar
  • Å auke kunnskapen om eiga verksemd
  • Skape entusiasme for eigen arbeidsplass
  • Dialog med andre formelt involverte (t.d. ekstranett)

Sosiale medier er førebels lite eigna for

  • Kommunikasjon som skal journalførast (men sjå link til Riksarkivaren lenger nede)
  • Kommunikasjon som krev anonymisering
  • Forhandlingsdialog med fagforeiningane

Sosiale medier kan:

  • gjere det lettare for tilsynet å forstå, svare og få merksemda til spesifikke brukargrupper.
  • opne for ekte to-vegs kommunikasjon med brukarar, partnarar og andre interessentar på område der dei har aktivitetar innanfor tilsynets virkeområde – styrke samarbeidet og samhandlinga.
  • gjere det lettare for publikum å ta del i den offentlege kommunikasjonen.
  • gjere det lettere for statlege tilsette å nå publikum.
  • gje høve til å justere kommunikasjonen raskt når det er behov for det.
  • gjere kommunikasjonen meir kostnadseffektiv over tid.
  • føre til at tilsynet får nyttige og raskare tilbakemeldingar frå publikum.
  • gjere at tilsynet blir mindre avhengig av tradisjonelle medier, og blir i mindre grad offer for unøyaktige framstillingar .

Råd om bruk av sosiale medier

  • Observer og lær deg skikkane i dei ulike sosiale mediene.
  • Gje konstruktiv og motivert ros så ofte du kan, også til heilt framande.
  • Ver varsam med å gje negativ kritikk generelt, og gje aldri negativ kritikk til enkeltpersonar.
  • Sei takk også for negativ kritikk.
  • Ikkje bruk sosiale medier som reine annonser.
  • Referer andre autoritetar oftare enn du refererer til deg sjølv. Legg alltid inn peikar til dei andre.
  • Ver edru…

Eg har meldt meg inn – kva no?

  • Bruk eit par veker til å lytte / observere
  • Bygg opp nettverket ditt.
  • Søk aktivt etter folk du kjenner og folk du vil lytte til, og knytt dei til deg i krinsen din.
  • Logg deg inn dagleg og sjekk aktiviteten.
  • Sjå korleis andre gjer det, kva som verkar bra og kva som ikkje ser så bra ut.
  • Svar når du får direkte spørsmål, eller når det elles er naturleg.
  • Gjer det lett å finne deg.
  • Ha lenke til profilane dine i epost, på brev, visittkort, Arbeidstilsynet sine nettsider osv.
  • Lær meir. Google ”Sosiale medier”, ”Hvordan bruke sosiale medier” osv.

Overvak forvaltningsområdet til tilsynet i sosiale medier

  • Identifiser dei mest relevante nettsamfunna, og bruk dei jamnleg for å lære dei å kjenne.
  • Sjå korleis andre brukar sosiale medier med suksess – og lær av feila deira.
  • Finn nettsamfunna til opinionsleiarane og følg dei
  • Oppdag og korriger misforståingar og faktafeil.
  • Del lenkjer til eigne og andre offentlege ressursar på nettet når det er naturleg.
  • Publiser tekst, bilete, lyd, film osv. slik at dei er enkle å dele (ShareThis, RSS, Del på Twitter, på Facebook osv.).
  • Svar på spørsmål om forvaltningsområdet til tilsynet.

Korleis hanskast med trolla
(dei som berre er ute etter å provosere)

  • Ikkje gje dei merksemd. (Ikkje fôr trolla).
  • Ikkje la deg provosere til å svare i same stil.
  • Vent med å skrive svar slik at dei ikkje får kjensla av å ha direkteline inn til deg.
  • Unngå å vere personleg, ikkje skriv ”Eg” men ”Vi” eller ”Tilsynet” e.l.
  • Dersom det er fare for at debatten blir personleg, bruk ein fellesbrukar, ”Vår organisasjon” eller la kollegaer svare i staden.
  • Dyrk dei gode innspela – prioriter å svare på dei, og bruk minimal tid på dei usaklege innspela.
  • Lag felles reglar for kor tid de skal svare på vegne av organisasjonen, og kor tid de ikkje skal svare eller slette innlegg.

Sjå: Framlegg til reglar for debattforum.

Nokre kjelder