Kunden sin utfordring
SPV får mange søknader hvert år, og opplevde utfordringer med behandlingen. Det var blant annet utfordrende å sortere og gjennomgå søknadene, å sørge for at alle søknader ble ivaretatt, det tok mye tid på å dobbelsjekke opplysninger, det var utfordrende for søker å laste opp dokument, sluttrapport ble levert utenom systemet og søker manglet muligheten til å lagre søknaden som kladd. Vi kategoriserte problemstillingene i tre problemstillinger: tidkrevende behandlingsprosess, dårlig brukeropplevelse for søker og lav transparens blant deres prosjekter.
Hvordan løste vi det?
I samarbeid med Sparebanken Vest utviklet vi et søknadssystem med den hensikt å gjøre det mer brukervennlig for søker, skape bedre transparens i prosjektene og gjøre det mindre tidkrevende for de som behandler søknadene.
Økt effektivitet i behandling av søknader
For å spare søknadsbehandlerne tid på behandlingen satt vi blant annet opp automatisert sortering etter region og kontor, der søknadene automatisk blir sortert til riktig region og tildelt riktig søknadsbehandler ut fra verdier i søknadsskjema. Videre er det satt opp en stegvis behandling. Når en oppgave er fullført, blir søknaden flyttet over til en ny visning. Med andre ord, vil en søknad som er merket som “avslått” bli tatt ut av flyten for behandling og arkivert. En søknad som blir merket “Godkjent” blir flyttet til en egen fane for videre behandling. Formålet med dette er å sikre at alle saker blir ivaretatt. Andre funksjoner som er utviklet er behandlingshistorikk, godkjennelse av andre part, automatisk tildeling- og avslagsbrev og eksport av søknader som er klar til utbetaling.
Økt brukervennlighet for søker
Ett av målene var å skape en brukervennlig opplevelse for søker. Blant annet innførte vi muligheten for å lagre søknaden som kladd. Ofte har ikke søker all informasjon tilgjengelig under utfylling. Med en kladd-funksjon får søkeren mulighet til å starte på søknaden sin, og ferdigstille den senere. Systemet gir søker en påminnelse når søknadsfristen nærmer seg. Videre utviklet vi automatiske e-postbekreftelser når søker registrerte seg. I denne e-posten blir søker informert om søknadsordningen og hvordan systemet fungerer. Andre funksjoner som øker brukervennligheten er en ryddig oversikt over kladder og innsendte søknader, og muligheten til å følge med på statusen på sin søknad.
Økt transparens
Sparebanken Vest hadde et ønske om å øke transparensen for hvilke prosjekter som har fått støtte. I det nye systemet blir det automatisk generert en artikkel når en søknad blir merket som godkjent i systemet. I artikkelen blir prosjekttittel, kort prosjektbeskrivelse og kategori automatisk lagt inn og offentliggjort slik at alle kan se hvem som har fått tildelt midler fra Sparebanken Vest.
Få gratis demo på søknadssystem
